Cómo funciona el fax por Internet

En esta era de oficinas sin papel y documentos digitales, uno pensaría que la máquina de fax de papel y tinta finalmente podría estar lista para retirarse. Pero el envío de faxes sigue siendo una parte esencial de los negocios para ciertos tipos de documentos (contratos legales, por ejemplo) y ciertas industrias, como las relaciones públicas.

El software y los servicios de fax de escritorio permiten enviar y recibir faxes sin siquiera tocar una máquina de fax real. Con el fax de escritorio, cualquier documento que cree en su computadora se puede enviar a una máquina de fax por correo electrónico o Internet.

En este artículo, hablaremos sobre el envío de faxes por Internet; una especie de fax de escritorio en el que los archivos adjuntos de los correos electrónicos salientes se convierten en faxes y los faxes entrantes se convierten en archivos adjuntos de correo electrónico.

Conceptos básicos del envío de faxes por Internet

Con el envío de faxes por Internet, cualquier documento que pueda adjuntarse a un correo electrónico se puede enviar por fax a una máquina de fax analógica. Eso incluye documentos de Microsoft Word, archivos PDF e imágenes escaneadas.

El envío de faxes por Internet es un servicio alojado, lo que significa que no necesita comprar ni instalar servidores de fax, módems ni software especial. En su lugar, se suscribe a un servicio de fax por Internet de terceros que convierte los correos electrónicos en faxes y los faxes en correos electrónicos por usted.

Estos son los tres elementos básicos que necesita para enviar faxes por Internet:

Una vez que tenga los tres, así es como puede enviar un fax mediante fax por Internet:

Puede recibir un fax en su computadora de la misma manera:

1. Su servicio de fax por Internet de suscripción le asigna un número de fax regular o gratuito.
2. El remitente marca ese número y luego envía el fax desde una máquina de fax normal.
3. El servicio de suscripción recibe el fax, convierte los datos en un archivo adjunto de correo electrónico y lo envía a su dirección de correo electrónico.
4. Para leer el fax, simplemente abra el archivo adjunto.

Dado que el correo electrónico es la única aplicación necesaria para enviar y recibir faxes por Internet, los faxes también se pueden enviar desde un dispositivo portátil. Continúe leyendo para obtener más información sobre el envío de faxes por Internet desde una PDA.

Contenido

1. Envío de faxes por Internet desde una PDA
2. Funciones y beneficios del fax por Internet

Envío de faxes por Internet desde una PDA

El envío de faxes por Internet desde un dispositivo portátil como BlackBerry , Treo, PocketPC o Palm también se denomina envío de faxes móvil . Al igual que con el envío de faxes por Internet de escritorio, necesitará tres cosas para poder enviar faxes desde estos asistentes digitales personales o PDA:

1. conectividad a Internet
2. Capacidad para enviar y recibir correos electrónicos.
3. Un servicio de fax por Internet por suscripción

Estar en línea

Los dispositivos móviles portátiles utilizan varios métodos y tecnologías para conectarse a Internet:

• Algunas PDA tienen módems tradicionales que se conectan a una línea telefónica o a un teléfono celular para conectarse a Internet por discado.
• La mayoría de las PDA tienen la capacidad de "sincronizarse" con una computadora a través de una base o conexión directa a la PC. Si la PC está conectada a Internet, también lo está el dispositivo portátil conectado.
• Al igual que los teléfonos móviles y teléfonos inteligentes de gama alta, las PDA pueden conectarse a Internet a través de operadores de telefonía móvil que operan a través de redes inalámbricas de área amplia (WAN).
• Y, al igual que una computadora portátil, una PDA con una tarjeta inalámbrica puede conectarse a Internet a través de redes de área local (LAN) inalámbricas o “puntos de acceso” Wi-Fi, como los de la mayoría de los aeropuertos.

Una vez que tenga conectividad a Internet en su dispositivo móvil, podrá enviar y recibir faxes de la misma manera que lo haría desde una computadora.

Ventajas del fax móvil

La ventaja más importante del fax móvil es que puede enviar y recibir faxes desde cualquier lugar y en cualquier momento con un dispositivo portátil con acceso a Internet. Para el representante de ventas u otro trabajador que rara vez está en la oficina, el fax móvil es otra herramienta de comunicación útil.

El fax móvil también le brinda la posibilidad de imprimir documentos desde su computadora de mano a cualquier máquina de fax cercana. No es necesario comprar una elegante impresora móvil ni preocuparse por tener instalados los controladores adecuados para utilizar la impresora en el hotel.

Imprimir en una máquina de fax es exactamente lo mismo que enviar un fax móvil.

1. Simplemente adjunte el documento que desea imprimir a un correo electrónico y envíelo al número de fax de la máquina de fax más cercana.
2. Su servicio de fax por Internet de suscripción convertirá el documento en un fax.
3. Segundos después, la máquina de fax imprimirá su documento.

Ahora que sabe cómo enviar faxes desde una computadora de escritorio, portátil o PDA, veamos algunas de las razones por las que la gente usa esta función en lugar de la máquina de fax tradicional.

Funciones y beneficios del fax por Internet

Si su máquina de fax está conectada a una línea telefónica convencional, cada fax que envíe se cobrará como una llamada telefónica. Por lo tanto, cuando envía un fax a un destino fuera de su área de llamadas local, paga cargos de larga distancia. El envío de faxes por Internet evita por completo la necesidad de máquinas de fax y líneas telefónicas. Por lo general, paga una tarifa inicial única y luego una tarifa mensual fija basada en la cantidad máxima de faxes que planea enviar.

Como no necesita comprar, instalar y administrar hardware o software, ahorra dinero tanto en equipos como en personal de tecnología de la información. Y, dado que los faxes se envían y reciben a través de aplicaciones de correo electrónico existentes, los empleados no necesitan capacitación adicional.

La seguridad puede ser una preocupación con los faxes convencionales, porque los faxes en papel a menudo permanecen en la máquina hasta que alguien (no necesariamente el destinatario previsto) los recoge. Eso no puede suceder con los faxes por Internet porque van directamente a la cuenta de correo electrónico del destinatario.

Quizás la ventaja más básica y útil del envío de faxes por Internet es no tener que lidiar nunca con máquinas de fax convencionales. No es necesario cambiar los cartuchos de tóner ni preocuparse por las señales de ocupado. Y no tiene que preocuparse de que un fax se pierda entre una pila de papeles.

Otras funciones de fax por Internet

La mayoría de los servicios de fax por Internet también vienen con un sitio web o una interfaz web para acceder a funciones especiales como:

Para obtener más información sobre el envío de faxes por Internet y temas relacionados, consulte los enlaces en la página siguiente.

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