Cómo funciona la configuración de una oficina en casa

¿Sueñas con un viaje de 15 segundos al trabajo en lugar de un viaje de 45 minutos? ¿Quiere aprovechar algo de tiempo extra del día eliminando por completo el tiempo de viaje? ¿Cree que podría hacer más cosas si no tuviera las interrupciones inherentes a las oficinas tradicionales?

Si estás pensando en alguna de estas cosas, probablemente hayas estado soñando con una oficina en casa . En este artículo, descubriremos qué hace que una oficina en casa sea eficaz y le ayudaremos a empezar a configurar una.

Contenido

1. Los basicos
2. ¿Qué hardware necesitas?
3. ¿Qué pasa con el software?
4. ¿Dónde colocarás todo el hardware?
5. Conectando con el mundo exterior
6. Comunicación

Los basicos

Trabajar desde casa puede ser una alegría o un terror (al igual que algunos niños de dos años que quizás conozca). Puede que le guste la idea de la libertad, la flexibilidad y el ambiente relajado que tendrá su oficina en casa. Quizás te guste la idea de trabajar con tus pantuflas de conejito y tu bata de baño.

Tenga en cuenta que dije la "idea" de. En realidad, trabajar desde casa puede ser fantástico, pero también puede resultar tan frustrante como trabajar en una oficina tradicional y desplazarse. Tienes que configurarlo correctamente y establecer algunas reglas por ti mismo. Las reglas que establezca deben basarse en su situación, lo que funciona para usted personalmente y el tipo de trabajo que realiza. Aquí hay algunas pautas que lo ayudarán a comenzar:

• Reserve un espacio especial para su oficina, ¡especialmente si espera reclamar una deducción de oficina en casa en sus impuestos!
• Si tienes una puerta, ciérrala.
• Trate de minimizar la cantidad de distracciones que se encuentran en su espacio de trabajo inmediato (por ejemplo, TV, Gameboy, Nintendo, niños).
• Si tienes niños pequeños en casa, no mires esas fotos de revistas de la madre que trabaja desde casa hablando por teléfono y estudiando una hoja de cálculo mientras un encantador bebé de nueve meses juega a sus pies. Ese es un mundo de fantasía. ¡Realmente no funciona de esa manera! Consiga que un cuidador a domicilio o un familiar, cualquier persona, le ayude. Tus nervios y tus hijos te lo agradecerán.
• Haga que su estación de trabajo sea lo más cómoda posible: ¡es posible que pase mucho tiempo allí!
• Organizarse . Esto significa comprar archivadores, carpetas, etiquetas y luego ponerlos en uso.
• Intente establecer un horario de trabajo que se adapte a sus propios ciclos de alta productividad. Todo el mundo tiene un momento del día en el que trabaja al máximo. Encuentra el tuyo y conviértelo en tu mejor momento de trabajo. (Suponiendo, por supuesto, que tenga control sobre su agenda).
• Establece algunas reglas como... un descanso cada hora, una hora determinada cada día en la que sales de casa (aunque sea sólo para caminar alrededor de la manzana), no navegar por la red excepto para actividades relacionadas con el trabajo (y luego no ¡engañar!). Tus reglas deben abordar tus propias debilidades. Si sabe que tendrá problemas porque el refrigerador siempre le llama por su nombre, establezca la regla de "no comer en la computadora".
• Establece un límite a tu trabajo fuera de horario . Si bien es posible que tengas clientes que te llamen a las 9 p.m., eso no significa que tengas que estar “siempre” disponible a esa hora. Deje que su contestador automático atienda llamadas a menos que sepa que hay una fecha límite ajustada y esté dispuesto a hacerlo. Por otro lado, las horas adicionales de disponibilidad pueden ser justo la ventaja que necesita para darle un impulso a su negocio (o a su seguridad laboral). Solo tenga en cuenta que la adicción al trabajo es alta entre quienes trabajan desde casa.
• Trabajar desde casa también puede resultar muy aislante. Procure levantar el teléfono y llamar a alguien, o visitar a un vecino, o algo simplemente para ponerse en contacto con una persona viva de vez en cuando. Si trabaja durante 10 horas seguidas sin decir una palabra, es posible que no dure mucho en su nueva oficina en casa.

Dicho esto, pasemos al hardware que necesitará para configurar su oficina en casa. Comenzamos con hardware en lugar de muebles porque es muy posible que no necesite un escritorio o un área de oficina designada. Puede que le resulte cómodo trabajar desde la mesa de la cocina o desde el columpio del porche. Por supuesto, es posible que ni siquiera necesites una computadora, pero… lo cubriremos de todos modos.

¿Qué hardware necesitas?

Si su trabajo implica viajar a las ubicaciones de los clientes u otros lugares lejos de su base de operaciones, probablemente debería considerar comprar una computadora portátil en lugar de un sistema de escritorio.

Con una computadora portátil siempre tendrás tus archivos contigo y no tendrás esos momentos embarazosos cuando dejas un documento importante en tu oficina, porque… bueno, tu oficina está contigo. Si bien una computadora portátil puede parecer un poco incómoda para viajar siempre con ella, existen muchos modelos livianos que son muy potentes. Sólo asegúrese de conseguir un buen estuche de transporte que tenga una correa para el hombro y espacio para sus documentos impresos.

Si no te convence trabajar siempre desde el teclado y la pequeña pantalla de un portátil, existen otras soluciones. ¡Sí, han pensado en todo! Para que el uso de su computadora portátil sea más eficiente en la oficina de su hogar, se puede configurar una estación de acoplamiento a la que simplemente puede conectar su computadora portátil. Las estaciones de acoplamiento facilitan tener un monitor , teclado y mouse , impresora, máquina de fax, escáner y otros periféricos estándar siempre conectados y listos para usar. Si conecta su computadora portátil a la estación de acoplamiento, podrá usarla como un sistema de escritorio estándar y no tendrá que preocuparse por transferir o sincronizar archivos a otra computadora.

Si no viaja, o si no necesita acceso a todos sus archivos mientras viaja, puede obtener el sistema informático de escritorio tradicional. Asegúrate de tener suficiente espacio en el disco duro , memoria para ejecutar varios programas a la vez y un procesador moderadamente rápido . Si estás realizando trabajos gráficos (cualquier cosa que involucre imágenes fotográficas, ilustraciones o animaciones), necesitarás un procesador mucho más rápido y tanto espacio en el disco duro como RAM como puedas.

Otras opciones de equipos y hardware que podría considerar incluyen:

• Una impresora láser en blanco y negro de 600-1200 ppp si sus documentos finales requieren una salida en blanco y negro nítida y de alta calidad. Las impresoras láser también proporcionan el resultado más rápido, por lo que si sabe que su volumen será alto, también debería considerar una impresora láser.
• Una impresora láser a color si sus documentos necesitan ilustraciones, fotografías o gráficos en color de alta calidad. Son bastante caras, así que asegúrese de comparar la calidad de impresión con la de una impresora de inyección de tinta menos costosa.
• Una impresora de inyección de tinta si necesita texto, tablas y gráficos de colores o fotografías de buena calidad. En el caso de las impresoras de inyección de tinta, el papel que se utiliza suele marcar la mayor diferencia en la calidad de impresión. Consiga el papel que mejor se adapte al trabajo que está realizando. Además, intente obtener una impresión de prueba de diferentes modelos para comparar la calidad antes de comprar. Las impresoras de inyección de tinta pueden proporcionar muy buena calidad, pero no imprimen tan rápido como las impresoras láser.
• Una máquina de fax si necesita enviar documentos en papel por fax con frecuencia. También existe la opción de servicios de fax en línea como E-Fax .
• Un escáner si necesita escanear documentos o fotografías. También puede utilizar un escáner junto con un software de correo electrónico o fax en lugar de una máquina de fax normal.
• Una grabadora de CD si necesita proporcionar a los clientes archivos grandes electrónicamente o si desea hacer una copia de seguridad de sus archivos en un CD. Hay muchos usos comerciales para una grabadora de CD, sin mencionar la posibilidad de crear sus propios CD de música.
• Una grabadora de DVD (DVD-RAM) si necesita proporcionar a los clientes archivos extremadamente grandes, como videos.
• Un dispositivo de almacenamiento de medios extraíbles . Iomega™ ofrece la unidad más común de este tipo, llamada unidad Zip™, pero hay muchas otras similares. Los datos se escriben en el disco como lo harían en un disquete. La diferencia es la cantidad de datos que se pueden escribir. Actualmente existen discos de 100 Mb y 250 Mb disponibles para la unidad ZIP. Iomega también fabrica unidades Jaz™ que utilizan discos que pueden contener hasta 2 Gb de datos.
• Un módem para acceder a Internet, enviar faxes electrónicamente y enviar correo electrónico . Puede ser un módem estándar que usa con sus líneas telefónicas existentes para acceso telefónico, un módem DSL que también usa su línea telefónica pero no la ocupa, o un módem por cable que usa el mismo cable que su televisión por cable. conectado a. Los módems DSL y de cable son para acceso a Internet de banda ancha y requieren conexiones especiales.
• Una cámara digital si su trabajo requiere fotografías para presentaciones, informes, un sitio web u otros documentos. Si bien también puede utilizar una cámara y un escáner normales para obtener fotografías digitales para documentos, es posible que el acceso inmediato que obtiene con una cámara digital le resulte más eficiente que esperar a que se procese e imprima la película. La calidad de la imagen digital sigue siendo algo mejor con las fotografías escaneadas, pero para la mayoría de las aplicaciones comerciales, las cámaras digitales producen imágenes bastante nítidas. Es posible que las imágenes que se utilizarán en materiales de marketing deban ser de mayor calidad.
• Un escáner multiuso , una máquina de fax, una fotocopiadora o una impresora si su espacio es limitado y la calidad no es tan crítica. Tenga en cuenta que con este tipo de equipo, sin embargo, si una parte deja de funcionar, ¡se quedará sin las demás funciones hasta que pueda ser reparado!

Por razones obvias, principalmente porque los equipos en el mundo de la tecnología cambian con más frecuencia que algunas personas se cambian la ropa interior, no entraremos en las especificaciones técnicas del equipo informático que necesitarás en tu oficina.

Otras cosas

Además del equipamiento informático, también necesitarás un buen teléfono. El identificador de llamadas ayuda al permitirle descartar vendedores telefónicos u otras llamadas que no puede atender en este momento. Una segunda línea telefónica para su teléfono comercial, fax y acceso a Internet también es una ventaja.

Existen soluciones alternativas si no desea desembolsar el dinero extra por la línea telefónica adicional. Por ejemplo, si tienes un teléfono celular, lo cual es recomendable, puedes usar ese número como tu línea comercial. O, si tiene acceso telefónico a Internet que utiliza la línea telefónica de su casa, puede desviar las llamadas a su teléfono celular cuando esté en línea. Por lo general, la compañía telefónica cobra solo un dólar al mes por desviar llamadas cuando la línea está ocupada. Sólo tienes que asegurarte de desactivar la llamada en espera cuando te conectes agregando *70 antes del número que marcas. Las limitaciones aquí son, por supuesto, la intensidad de la señal que recibe en su teléfono celular. Si trabaja desde el sótano, puede haber problemas para obtener una señal lo suficientemente buena como para mantener una conversación. Si su servicio de telefonía celular ofrece correo de voz, al menos tiene la posibilidad de que le dejen un mensaje incluso si no puede hablar con la persona en ese momento.

También hay servicios que responden llamadas mientras estás en línea y reproducen el mensaje inmediatamente desde tu computadora. Si deseas devolver la llamada puedes desconectarte y hacerlo. Callwave y Pagoo son dos de los servicios más populares. Cobran alrededor de $5 por mes por el servicio.

Un protector contra sobretensiones es necesario, no sólo para brindarle salidas adicionales para su computadora y sus periféricos, sino también para proteger su equipo.

Es posible que también necesite un asistente digital personal (también conocido como PDA, Palm Pilot, Handspring, etc.). Son muy útiles si viaja y necesita acceso a información de contacto, correo electrónico o Internet.

¿Qué pasa con el software?

En el lado del software, hay varias opciones que puedes considerar. Si es propietario único y no tiene empleados con los que deba comunicarse y coordinarse, entonces cumplir con sus requisitos de software no es tan difícil. A continuación se muestran algunas categorías de software que puede necesitar junto con enlaces a algunos de los paquetes más populares:

• un programa de correo electrónico: puede utilizar un programa de correo electrónico que le proporcione su ISP, pero programas como Microsoft Outlook Express o Eudora le brindarán buenas funciones de correo electrónico y no tendrá que cambiar de programa si cambia de ISP.
• un procesador de textos: Microsoft Word , WordPerfect y Lotus Word Pro
• programas de hojas de cálculo y bases de datos: Microsoft Excel , Lotus 1-2-3 , Intuit QuickBase
• software de presentación: Microsoft PowerPoint o Astound .
• software de protección antivirus: McAfee o Norton AntiVirus
• un programa de utilidad para el mantenimiento de computadoras: Symantec Norton Utilities, McAfee o TechTool Pro
• Software lector de formato de documento portátil (PDF): Adobe Acrobat Reader : este software es muy útil para revisar documentos formateados, como diseños de folletos, de diseñadores o compañeros de trabajo externos.
• herramienta de edición de gráficos y/o imágenes: CorelDraw , Adobe Illustrator, Adobe Photoshop , Macromedia Freehand , Deneba Canvas (el software de edición de imágenes también puede acompañar a su escáner).
• Navegadores de Internet: Netscape Navigator o Microsoft Internet Explorer

Muchas aplicaciones empresariales vienen empaquetadas en “suites” que proporcionan todas las categorías de productos anteriores y más. Algunos de los paquetes más populares incluyen:

• Microsoft Office , así como el menos costoso Microsoft Works
• corel
• Loto
• AppleWorks

Muchos programas también tienen versiones “ligeras” o “limitadas” menos costosas que pueden funcionar para empresas más pequeñas. También suelen estar disponibles para plataformas informáticas Windows y Macintosh.

Si está trabajando con otras personas y tiene la necesidad de coordinar la programación, acceder a archivos centrales, mantener un administrador de contactos, reunirse en salas de chat, etc., entonces tiene un desafío mayor. Hay programas disponibles, como Lotus Notes o Novell Groupwise, que proporcionan este tipo de funciones como solución de software. Estas soluciones pueden requerir bastantes conocimientos informáticos y una persona de TI para administrar el sistema.

Como alternativa, también existen servicios de gestión online que proporcionan este tipo de servicios en Internet para acceder con su navegador. Estos son bastante simples de usar. Ofrecen muchas funciones para promover la coordinación de información entre los miembros de un equipo, las interacciones con los clientes o simplemente la comunicación y el intercambio de archivos con compañeros de trabajo. Por lo general, cobran una pequeña tarifa mensual por usuario o una tarifa fija más alta para usuarios ilimitados. Sin embargo, algunos incluyen versiones limitadas gratuitas. A continuación se muestran algunos de estos servicios disponibles en la red:

• Oficina Virtual: Afteroffice
• Visto: herramientas de gestión, almacenamiento de archivos y programación basadas en web
• OfficeClip: reúne a tu equipo
• IDrive: almacenamiento de datos seguro y en línea.

Sus necesidades de software variarán mucho según el tipo de trabajo que esté realizando. Consulte con empresas similares o su asociación industrial para averiguar qué programas prefieren sus pares.

No te olvides también del shareware. Hay muchos programas excelentes que pueden realizar todas las tareas que necesita sin un alto precio.

¿Dónde colocarás todo el hardware?

Necesitará un escritorio con mucho espacio de trabajo. Debe tener espacio para una computadora, así como espacio para distribuir el papeleo si es necesario. Un escritorio esquinero en forma de “L” funciona bien para esto. Asegúrese de que el escritorio tenga una bandeja para teclado grande que pueda acomodar también su alfombrilla y su mouse. Muchos escritorios para computadora no tienen bandejas lo suficientemente grandes. No se olvide del espacio para su impresora, escáner, fax y otros equipos.

Los estantes, gabinetes y archivadores también son necesidades que ayudan enormemente al utilizar el espacio vertical y mantener las cosas organizadas. También podrá utilizar la parte superior de estos estantes y archivadores para su impresora, escáner, máquina de fax, etc.

Además, no olvide invertir en una silla cómoda que ofrezca un buen respaldo. Debe tener tantas partes ajustables como sea posible para que se ajuste a su cuerpo. Los brazos en la silla también la harán más cómoda, especialmente si vas a realizar algún trabajo distinto al de una computadora. Para obtener más información sobre cómo configurar su oficina en casa, visite la página Muebles de oficina en casa de About.com .

Conectando con el mundo exterior

El mundo cibernético

Todo este hardware y software no le servirá de nada si no tiene una conexión a Internet. Su mejor opción es una conexión de banda ancha si puede obtener acceso. El término banda ancha simplemente significa una tecnología de alto ancho de banda como DSL o cable que le permite enviar y recibir archivos, sonido y video a través de una sola conexión.

Si puede obtener televisión por cable en su hogar, lo más probable es que también pueda obtener un módem por cable y acceso a Internet. DSL utiliza su línea telefónica estándar, pero requiere que esté ubicado relativamente cerca de la oficina central del proveedor (en algunos casos, entre 3 y 4 millas). Consulte con proveedores locales para ver si DSL está disponible en su área. Muchos proveedores ofrecen herramientas en línea que simplemente requieren que ingrese su número de teléfono para determinar si el servicio está disponible en su hogar.

Si vive en un área sin acceso a cable o DSL, aún tiene la opción de acceso a Internet vía satélite. Estos sistemas ofrecen conexiones rápidas, pero requieren antenas parabólicas y receptores, así como módems especiales. Haga clic aquí para obtener más información sobre el acceso a Internet satelital .

Si tiene una conexión de banda ancha "siempre activa", también deberá instalar un firewall. Lea nuestro artículo sobre Cómo funcionan los firewalls para obtener información básica sobre cómo proteger sus archivos de los piratas informáticos.

Independientemente del tipo de conexión que obtenga a Internet, necesitará un ISP (Proveedor de servicios de Internet). Además del acceso a Internet, su ISP le proporcionará una dirección de correo electrónico y posiblemente entre 5 y 10 Mb de espacio libre para un sitio web. También puede obtener direcciones de correo electrónico adicionales de sitios como HotMail , Yahoo o Excite . Estos son gratuitos y la ventaja de tener uno es que no es necesario cambiar si cambias de ISP. Puede mantener la misma dirección de correo electrónico y reenviar el correo de esa dirección a cualquier otra cuenta de correo electrónico que desee. Simplemente elimina el proceso de enviar avisos a todos sus contactos de que su dirección de correo electrónico ha cambiado. Si tiene una dirección de correo electrónico de su empresa que utiliza para sus negocios, suele ser una buena idea obtener una dirección de correo electrónico separada para su correo electrónico personal.

Si necesita conectar varias computadoras en su hogar, lea nuestro artículo sobre Cómo conectar su hogar en red .

El mundo real

¿Qué pasa con la dirección de su empresa? Si dirige un negocio desde su casa, probablemente no desee que se utilice la dirección de su casa como dirección comercial. Dependiendo del tipo de negocio que sea, es posible que simplemente no dé la impresión que necesita. En este caso, tienes dos opciones. Puede alquilar un apartado de correos o puede utilizar un servicio de buzón CMRA (Agencia receptora de correo comercial) que le brinda una dirección que suena corporativa y un número de suite.

Cada opción tiene el inconveniente de requerir que usted vaya a otro lugar para recibir su correo (aunque puede haber servicios que le entreguen su correo). Los apartados de correos tienen el inconveniente adicional de no permitirle recibir paquetes porque los mensajeros no entregarán en un apartado de correos. Si utiliza un servicio que le da a su empresa un número de suite (en realidad, solo otro nombre para un número de casilla), puede recibir paquetes. También tienes acceso las 24 horas y puedes solicitar una notificación cuando llegue un paquete.

¿Qué pasa con las reuniones con clientes?

Las reuniones con los clientes no siempre pueden tener lugar en el ciberespacio o en la ubicación del cliente. Cuando te enfrentes a esta situación, en lugar de que el cliente venga a tu casa (suponiendo que estén en la misma ciudad), busca suites ejecutivas u hoteles que ofrezcan espacio que pueda alquilarse por períodos cortos de tiempo. Si es dueño de su propio negocio y esto es algo común, puede considerar alquilar una suite ejecutiva que le brinde recepcionista, correo de voz, correo electrónico y otros servicios, además de acceso por tiempo limitado a oficinas privadas. un área de recepción y una sala de reuniones. Si no necesitas este tipo de arreglo de forma regular, también puedes alquilar espacios por horas a un precio bastante razonable.

Por ejemplo, utilizando Offices2Share.com , una sala de reuniones en el edificio Blake en Washington, DC con capacidad para cinco personas, reservada durante tres horas, costaría $75. Una habitación para 15 personas por la misma cantidad de tiempo costaría $120. Este tipo de servicios a menudo se pueden reservar en línea y también se proporcionan mapas, instrucciones escritas, información de contacto, fotografías e información sobre las necesidades de habitaciones adicionales.

Por supuesto, siempre existen otras opciones estándar de lugares de reunión que incluyen vestíbulos de hoteles, restaurantes, campos de golf, etc.

Reglamento Postal

NOTA: Las regulaciones postales actuales para CMRA requieren que una dirección de tres líneas incluya las letras "PMB" antes del número. Si utiliza una dirección de cuatro líneas, puede utilizar el signo "#" antes del número. Por ejemplo:

Comunicación

Las comunicaciones actuales son drásticamente diferentes a las de hace 15 años. El correo electrónico se ha convertido en una forma de vida y el único método de comunicación que puedes tener con algunas personas. Si piensa en cómo se comunicaba en los negocios en 1985 y en cómo se comunica en los negocios ahora, no hay comparación. Probablemente usaste el teléfono de tu oficina y... bueno, no había mucho más en aquel entonces... tal vez una máquina de télex. Poco después, sin embargo, comenzaron a entrar en el mercado las máquinas de fax, luego aparecieron los teléfonos para automóviles y el correo electrónico. Las cosas cambiaron muy rápidamente después de eso. A medida que avanzaba la tecnología, también avanzaban las expectativas sobre la cantidad de trabajo producido. Ahora producimos mucho más trabajo mucho más rápido y las expectativas de mayor productividad continúan aumentando porque la tecnología nos permite hacerlo más rápido.

Con el avance de la tecnología tan rápido y el aumento de la carga de trabajo, el deseo de trabajar desde casa y aliviar parte del estrés que conlleva los desplazamientos, los malabarismos con la vida familiar, etc., también se ha vuelto muy fuerte. En ese sentido, la misma tecnología que nos quitó la libertad también nos permite más libertad de la que jamás hayamos experimentado... bueno, excepto antes de que la tecnología nos obligara a trabajar tan duro.

Entonces, ¿qué tiene eso que ver con las comunicaciones y cómo podemos comunicarnos en un entorno empresarial virtual? Una gran parte del trabajo en cualquier negocio, ya sea propietario único o trabaje para una corporación, está ligado a comunicaciones de un tipo u otro. Si puede comunicarse eficazmente, podrá trabajar de forma más eficaz. Aproveche la tecnología disponible para las comunicaciones y utilice su nueva libertad para recuperar parte de su vida. Así es cómo:

• Con un simple celular podrás ir al partido de softbol de tu hijo sin temor a perder una llamada importante.
• Al utilizar tecnología web inalámbrica a través de un teléfono celular o un asistente digital personal , puede ir al supermercado mientras espera ese archivo enviado por correo electrónico que necesita su aprobación antes de poder enviarlo.
• Con un asistente virtual o servicios de oficina disponibles, puede trabajar desde su sótano pero tener una dirección profesional y una recepcionista respondiendo sus llamadas.
• Con la videoconferencia puedes comunicarte cara a cara con clientes o compañeros de trabajo en todo el país sin tener que salir de tu ciudad.
• Con la teleconferencia combinada con el software de presentación de Internet, puede comunicarse con varias personas en tiempo real mientras todos ven la misma presentación desde lugares de todo el mundo. Sonexis ofrece estas herramientas.
• Al utilizar herramientas de oficina alojadas en la web, puede programar, enviar archivos, comunicarse a través de salas de chat o mensajería instantánea con compañeros de trabajo o clientes.
• En salas de chat personalizadas o con mensajería instantánea , puedes tener una conversación con varias personas de diferentes ubicaciones y en situaciones en las que no necesariamente puedes hablar.
• A través de conferencias web puede realizar seminarios interactivos en vivo, reuniones u otras reuniones.

Así, como puedes ver, las comunicaciones en cualquier entorno de oficina, ya sea virtual o no, ahora son bastante sencillas y posibles desde casi cualquier lugar. No olvide que también tiene el antiguo teléfono estándar, con cable, que puede usar.

Para obtener consejos e información adicionales sobre cómo trabajar en un entorno virtual, visite Cómo funcionan las oficinas virtuales

Mucha más información