Cómo funcionan las oficinas domésticas sin papel

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Sin papel
Tecnología sin papel
Gestión de documentos sin papel
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Empiece a trabajar en una oficina en casa y, antes de que se dé cuenta, se acumularán pilas de papel en cada rincón, a menos que esté comprometido a tener una oficina sin papel desde el principio. Desafortunadamente para la mayoría de nosotros, una oficina en casa sin papel es más una idea que una realidad.

Cuando una pila desequilibrada de papeles se cae o se tarda demasiado en encontrar notas de clientes durante una reunión telefónica, el concepto de dejar de usar papel se convierte en algo más que un pensamiento pasajero. Enfrentarlo. El papel se ha infiltrado en su oficina, se ha convertido en un hogar y planea quedarse, hasta que desarrolle sistemas sin papel para eliminarlo.

Eso significa que deberá tomar el control, examinar sistemas electrónicos como gestión de datos, gestión de documentos y software sin papel y, en general, descubrir cómo funcionan las oficinas en el hogar sin papel y cómo puede hacer que una funcione para usted. Vaya paso a paso y ese proceso será más fácil de lo que piensa. Este artículo le mostrará los pasos para empezar, tecnología que puede ayudarle e ideas para gestionar documentos sin papel.

Nunca tendrás una oficina completamente sin papeles, porque algunos documentos (como escrituras, documentos notariados o recibos) deben guardarse por motivos legales, financieros o fiscales. Pero puedes borrar casi todo lo demás. Más allá de liberar espacio y despejar el desorden, encontrará muchos otros beneficios para hacer que su oficina esté sin papel:

Más eficiente : ahorre esos 10 minutos que pasó buscando papel mientras hablaba por teléfono haciendo clic en un archivo de computadora.
Más económico : ahorre dinero en archivos, archivadores, tinta de impresora y papel.
Información más accesible : no se preocupe por llevar 10 libras de informes y notas en un viaje fuera de la ciudad o cruzando la ciudad para asistir a una reunión con un cliente. Puede obtener la información que necesita desde su computadora y compartir materiales con colaboradores o clientes a través de correo electrónico o fax electrónico.
Información más segura : mantenga el material confidencial bajo llave en archivos electrónicos a los que solo usted pueda acceder. Tampoco tendrás que preocuparte de que el papel se dañe.
Más respetuoso con el medio ambiente : ayude a reducir la cantidad de papel que se genera cada año. La Asociación Estadounidense de Bosques y Papel estima que una empresa típica genera 1,7 libras de material por persona por día, la mayor parte papel reciclable de alta calidad.

Si está listo, veamos cómo puede comenzar el camino hacia la eliminación del papel. Vaya a la página siguiente para descubrirlo.

Contenido

Sin papel
Tecnología sin papel
Gestión de documentos sin papel

Sin papel

Si está cambiando a una oficina en casa sin papel, los expertos recomiendan realizar el proceso paso a paso. Si intenta hacer demasiados cambios a la vez, es probable que se sienta abrumado y se detenga en dejar de usar papel. Reconozca que es un proceso continuo que requerirá soluciones sin papel y un sistema de gestión de documentos. Pero no sucederá todo a la vez. Considere estas preguntas cuando planee dejar de usar papel:

¿Qué papel puedes reciclar porque ya no lo necesitas? Revistas antiguas, materiales de marketing obsoletos, notas extensas sobre proyectos completados, archivos de antiguos clientes y muestras de trabajos de hace 15 años probablemente puedan abandonar su oficina en casa para siempre. Una vez que se acaben, revisa el papel que queda para asegurarte de que todavía lo necesitas. Si no, envíalo a la papelera de reciclaje o a la trituradora. Saque también el papel temporal, como las notas que tomó mientras hablaba por teléfono, lo más rápido posible. Fotógrafo: Dusko Miljanic | Agencia: Dreamstime Para eliminar la acumulación de papel, regístrese en la banca en línea.
¿Qué papel se puede convertir en papel sin papel con solo hacer clic en un botón a través de Internet? Puede eliminar cheques, facturas de servicios públicos y crédito, y extractos bancarios y de inversiones utilizando su computadora para obtener extractos y pagar facturas electrónicamente. Mueva tantas de estas funciones como pueda a la electrónica. Sin embargo, tenga cuidado de seguir supervisando las cuentas con tanta frecuencia como lo hacía en papel para evitar sorpresas.
¿Qué papel puedes manejar electrónicamente? Prepare y archive facturas en su computadora y envíelas por correo electrónico o fax electrónico. Utilice software de contabilidad o finanzas personales para manejar las finanzas de su empresa de forma electrónica. Realice arreglos y confirmaciones de reuniones en línea. Y piense en lo mucho que necesita materiales en papel antes de imprimirlos.
¿Cómo se puede convertir el papel entrante a digital? Escanee y almacene tarjetas de presentación, información de clientes, diagramas y propuestas como archivos electrónicos, como PDF. Si su cliente está de acuerdo, firme los contratos en papel, escanéelos y envíelos por fax electrónico. Tendrá que decidir qué hacer con los registros en papel que ya existen. ¿Hasta dónde desea retroceder al escanear estos documentos?
¿Cómo manejará la gestión de datos? Puedes eliminar el papel, pero no puedes eliminar la información. Sin papel, aún necesitará almacenar y buscar archivos, enviar información, mantener cierta información confidencial y asegurarse de tener más de una copia de los archivos importantes. Para lograr esto, necesitará un sistema de archivos electrónicos seguro, un procedimiento de presentación sencillo, un proceso de respaldo regular y el software y hardware para que todo esto suceda.

A continuación, veamos la tecnología que puede hacer que su oficina en casa esté sin papel.

Tecnología sin papel

Muchas empresas ofrecen tecnología sin papel que puede ayudarle a dominar el monstruo del papel para su futura oficina en casa sin papel. Si bien muchos sistemas de gestión de datos, gestión de documentos y otros sistemas sin papel están dirigidos a empresas más grandes con mayores presupuestos, puedes encontrar sistemas sin papel para tu oficina en casa que funcionen a menor escala. Veremos más sobre la gestión de documentos en la página siguiente, pero consideremos otras tecnologías aquí.

Conceptos básicos : sin duda ya tiene una computadora con conexión a Internet, que necesitará para realizar operaciones bancarias electrónicas, correo electrónico y otras funciones. Probablemente también tengas una impresora, que puedes usar para crear documentos PDF y guardarlos en tu disco duro y, ocasionalmente, para imprimir en papel. Podrás ahorrar en papel con una impresora que imprime en ambas caras de una hoja.
Escáner : con un escáner, puede crear imágenes digitales a partir de documentos en papel, guardarlas como archivos PDF y luego almacenarlas electrónicamente en su computadora o compartirlas con otras personas por correo electrónico o en disco. Si aún no tiene un escáner, es posible que desee comprar uno para ayudar a reducir el papel.
Teléfono inteligente : un teléfono inteligente como BlackBerry o iPhone combina capacidades de teléfono celular y asistente digital personal (PDA). Puede usarlo para tomar y almacenar notas, leer y enviar correos electrónicos y mucho más. Podrás eliminar trozos de papel, utilizar una libreta de direcciones electrónica y estar en contacto estés donde estés.
Copia de seguridad de datos : ahora que la información importante está almacenada en su computadora, no puede darse el lujo de perder datos si su computadora falla. A menos que tenga mucho que almacenar, un CD o una unidad flash USB pueden ser suficientes para hacer una copia de seguridad de los datos de su computadora de forma regular. Un CDR (grabable una vez) contiene alrededor de 700 megabytes de datos, mientras que algunas unidades flash pueden almacenar hasta 2 gigabytes. Querrá establecer un cronograma de respaldo regular, posiblemente una vez por semana, para no olvidarse de hacerlo.
Soluciones de seguridad : no pase por alto la necesidad de proteger su información de los ladrones cibernéticos con software de protección antivirus y posiblemente un firewall, un programa o dispositivo de hardware que filtre la información que llega a través de la conexión a Internet a su red privada.
Fax electrónico : el fax electrónico elimina el papel del proceso de envío de faxes y elimina la necesidad de una máquina de fax convencional. Al registrarse en una empresa que brinda este servicio, puede enviar y recibir faxes directamente desde su computadora a través del correo electrónico o la Web. Los faxes entrantes de máquinas convencionales se convierten en imágenes digitales y se envían al buzón de correo electrónico del destinatario.
Otras opciones : la tecnología siempre avanza para facilitar la oficina en casa sin papel. Una de esas opciones a considerar es tecnología como NeatShoeBox , que escanea documentos como recibos y tarjetas de presentación, extrae información clave de ellos y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken, Microsoft Excel y Outlook.

Veamos a continuación la gestión de documentos sin papel y el manejo del papel que no puede eliminar de su oficina en casa.

Gestión de documentos sin papel

Un sistema de gestión de documentos es una parte importante de una oficina en casa sin papel. Al igual que el papel, los documentos digitales o electrónicos deben almacenarse para poder recuperarlos y utilizarlos según sea necesario. Para tener una oficina sin papel eficaz, necesita un sistema para gestionar estos documentos necesarios.

Sin embargo, ninguna oficina puede prescindir completamente del papel. Algunos documentos deben permanecer en papel, lo que significa que su oficina en casa sólo puede funcionar sin papel. Y muchos de nosotros simplemente nos sentimos más cómodos usando papel para hacer parte de nuestro trabajo. Por lo tanto, cualquier sistema de gestión de documentos que cree debe gestionar la combinación de medios electrónicos y papel para lograr una oficina “sin papel”.

Diseñados para grandes empresas, los sistemas de gestión de documentos convierten el papel en imágenes digitales como archivos PDF que pueden almacenarse electrónicamente y, con algún software, buscarse o editarse. Estos sistemas también pueden mejorar la presentación electrónica, la recuperación y el acceso seguro a la información, y pueden resultar muy costosos.

Sin embargo, en su forma más simple, un sistema de gestión de documentos consta de un escáner y un software que convierte documentos en papel en archivos PDF electrónicos. Y puede obtener software menos costoso para hacer que los archivos PDF se puedan buscar y editar. Aquí hay varias opciones:

PDF Transformer Pro de ABBYY (solo para PC; menos de $100) le permitirá crear archivos PDF y convertir las imágenes en archivos con capacidad de búsqueda.
Acrobat Professional 8.0 de Adobe (para PC o Mac; alrededor de $400) crea archivos PDF, reconoce automáticamente texto con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y puede guardar archivos PDF editables en programas como Microsoft Word.
NeatShoeBox (solo para PC; alrededor de $200) escanea documentos como recibos y tarjetas de presentación, extrae información clave y luego exporta los datos a aplicaciones como Quicken y Microsoft Excel y Outlook.

Necesitará desarrollar su propio sistema para administrar archivos electrónicos. Aqui hay algunas sugerencias:

Cree un sistema de archivo en línea como lo haría con el papel en un archivador. Utilice nombres de archivos y documentos que sean fáciles de encontrar y recordar.
Utilice la opción "imprimir en archivo" para guardar documentos electrónicos externos, como correos electrónicos o estados de cuenta en línea, en sus archivos electrónicos correctos.
Haga una copia de seguridad de sus archivos con regularidad, probablemente al menos semanalmente, en un CD o unidad flash USB.
Haga una lista maestra de carpetas de archivos a las que pueda consultar.
Termina el año revisando tus archivos. Bote a la papelera los que ya no necesite, mueva los archivos que se van a almacenar (como las facturas del año) a un CD y configure nuevos archivos para el nuevo año.

Tenga en cuenta que también tendrá que mantener archivos en papel y revisarlos al final de cada año, aunque estos archivos deberían ser mucho más pequeños que antes. Estos documentos incluyen documentos notariados y materiales que necesita para preparar sus impuestos.

Si bien puede sentirse tentado a escanear sus recibos y tirar los originales en papel, no lo haga, dice Barry Steiner, contador público certificado de Chicago y ex agente del IRS. Es posible que los necesite como prueba para una auditoría fiscal. Steiner recomienda conservar todas las facturas, recibos y cheques cancelados relacionados con gastos deducibles durante tres años después de presentar los formularios de impuestos. En ese momento, dice, tritúrelos para evitar el robo de identidad [fuente: entrevista por correo electrónico con Barry Steiner].

Como señalan Abigail Sellen y Richard Harper, autores de El mito de la oficina sin papel, ninguna oficina puede estar completamente sin papel. "En lugar de perseguir el ideal de la oficina sin papel, [la gente] debería trabajar hacia un futuro en el que las herramientas de documentos electrónicos y en papel funcionen en conjunto", escriben en el libro [fuente: El mito de la oficina sin papel por Abigail Sellen y Richard Harper, MIT Press, 2001, página 21].

Para obtener más información sobre oficinas sin papel y temas relacionados, consulte los enlaces en la página siguiente.